Die Implementierung eines Warenwirtschaftssystems in die zahnärztliche Praxis

Dr. Tom Sauermann, M. A.

Der Wareneinkauf, die produktgerechte Lagerung sowie die Kontrolle des Warenverbrauchs und die damit verbundene Warenwiederbeschaffung nehmen einen zentralen Stellenwert in der täglichen Praxis ein. Verbrauchsmaterialien müssen stets in ausreichender Menge und Qualität vorhanden sein, da sonst ein reibungsloser Behandlungsablauf nicht möglich ist, Behandlungsunterbrechungen oder Behandlungsabbrüche sind die Folge. Zur Dokumentation des Warenflusses und zur Bestellung von Waren wird in verschiedenen Praxen der AERA-Bestellkompass (ABK) verwendet. Der ABK ist ein Warenwirtschaftssystem (WWS) für Zahnarztpraxen. Es soll untersucht werden, ob durch den Einsatz des ABK in der zahnärztlichen Praxis Materialausfälle verhindert und dadurch Behandlungsabbrüche oder Behandlungsunterbrechungen vermieden und Kosten eingespart werden können.

Mit Hilfe einer empirischen Evaluation wurde untersucht, wie sich die Anwendung des ABK in der zahnärztlichen Praxis auf die Qualität der zahnärztlichen Behandlung auswirkt und ob sie zusätzlich wirtschaftliche Vorteile bringt. Dazu wurde ein Evaluationsbogen selbstständig entwickelt. Er enthielt insgesamt 68 Fragen, unterteilt in 5 Teilbereiche (allgemeine Fragen zum ABK, spezielle Fragen zum ABK, Fragen zur Zeit vor Einführung des ABK, Fragen zur Person und zur Praxis, Prätest). Auf der lnternetseite www.onlineumfragen.com wurde dieser Fragebogen in Form einer halboffenen Umfrage zuvor eingeladenen Teilnehmern zur Verfügung gestellt. Ca. 200 Teilnehmer wurden dazu aus dem Kundenpool der Firma AERA per Zufall ausgesucht und schriftlich via Email zur Teilnahme an der Umfrage eingeladen. Aus Gründen des Datenschutzes wurde der Email-Versand direkt von der Firma AERA vorgenommen. Die Umfrage wurde nach vier Wochen beendet und die Ergebnisse der Online-Umfrage mit Hilfe der Software SPSS 18.0.0 (SPSS lnc., Chicago, USA) ausgewertet. Dazu wurden die aus der Umfrage erhaltenen Daten in ein für die Software SPSS lesbares Format umgewandelt und eine entsprechende Tabelle generiert.

Am Ende der Umfrage standen insgesamt 33 Fälle für die Auswertung zur Verfügung. Das entspricht einer auswertbaren Beteiligungsrate von 16,5 %. Die Teilnehmer haben die Fragebögen in der Regel vollständig ausgefüllt. Fehlende Angaben wurden in der Ergebnisdarstellung ,,fallweise" ausgeschlossen, d.h. die Grundgesamtheiten sind zum Teil kleiner als 33 Beobachtungen. Durch die Einführung des ABK in den Praxen der Teilnehmer konnten Materialausfälle deutlich verringert werden. Nur noch 37,5o/o der Teilnehmer hatten nach der Einführung des ABK Materialausfälle zu verzeichnen, während es vor der Einführung bei 71%o der Teilnehmer zu Materialausfällen kam. Auch die Anzahl der Ausfälle pro Quartal konnte von durchschnittlich 4,6 auf 3,5 Materialausfälle/Quartal gesenkt werden. Die höchste Kosteneinsparung im Vergleich zu herkömmlichen Bestellverfahren gelingt den Teilnehmern beim Materialeinkauf. lm Durchschnitt können hier 20,60/o der Kosten gespart werden, die für die gleiche Materialmenge bei herkömmlichen Bestellverfahren ausgegeben würden.

Nach der Auswertung der vorliegenden Ergebnisse kann die Hypothese bestätigt werden: Durch die Verwendung des ABK in der zahnärztlichen Praxis können Materialausfälle verringert, der eigene Lagerbestand minimiert, kostengünstiger Materialeinkauf gewährleistet und dadurch die Qualität der zahnärztlichen Behandlung verbessert und Kosten gespart werden. Mit dem ABK als Warenwirtschaftssystem entsteht ein kontinuierlicher und kontrollierter Warenfluss in der zahnärztlichen Praxis. Die im Fragebogen abgefragten Nutzendimensionen (monetärer Nutzen, qualitativer Nutzen) können durch das Ergebnis der Umfrage belegt werden. Damit wird auch die Marketing-Strategie der Firma AERA bestätigt. Bei der Marketing-Strategie des Herstellers steht das Merkmal Kosteneinsparung deutlich erkennbar im Vordergrund. In einer kommenden Untersuchung sollte eine prospektive Datenerhebung durchgeführt werden, um die Validität der Ergebnisse zu verbessern. Es könnten die Erwartungen der Nutzer an den ABK und die realisierte Weiterentwicklung der Praxis mit dem ABK zweizeitig untersucht werden, d.h. eine empirische Evaluation auf Basis einer Vorher-Nachher-Analyse.